업체는 세 군데나 쓰는데, 왜 제가 제일 바쁠까요?

“대표님, 영상에 넣을 신청 링크 부탁드립니다.”

영상 업체의 메시지를 받고 홈페이지 업체에 연락합니다.

돌아오는 답은 이렇습니다.

“신청 페이지에 들어갈 서비스 설명이 아직 확정되지 않았습니다.”

그 내용을 정리하고 있는데 광고 업체에서도 연락이 옵니다.

“이번 광고는 언제부터 시작하면 될까요?”

일을 줄이려고 전문가에게 맡겼습니다.

그런데 어느새 대표님은 업체별 대화방을 오가며 자료를 옮기고,

같은 내용을 다시 설명하고, 일정을 맞추고 있습니다.

직접 영상을 편집하거나 페이지를 만들지는 않습니다.

하지만 대표님이 답하지 않으면 다음 일이 시작되지 않습니다.

이럴 때는 업체의 실력과 함께 살펴볼 것이 있습니다.

각자가 맡은 일 사이에, 누구도 맡기로 하지 않은 일이 있는지입니다.

가상의 전문 서비스 사업자를 예로 들어보겠습니다.

대표님은 새로운 상담 서비스를 알리기 위해

영상 제작, 신청 페이지 제작, 광고 운영을 각각 다른 업체에 맡겼습니다.

영상 업체는 상담이 필요한 상황을 설명하는 영상을 만듭니다.

홈페이지 업체는 서비스 소개와 신청 양식을 구성합니다.

광고 업체는 준비된 영상과 페이지를 활용해 광고를 집행할 예정입니다.

그런데 제작 도중 상담의 대상과 제공 범위가 바뀝니다.

대표님은 홈페이지 업체와 이야기하며 설명을 고쳤습니다.

영상 업체에는 그 변경 사항이 전달되지 않았습니다.

영상은 이전 설명대로 완성됐습니다.

신청 페이지에는 새로운 설명이 들어갔습니다.

광고 업체는 어느 쪽을 기준으로 문구를 써야 할지 묻습니다.

이제 대표님이 다시 나섭니다.

바뀐 내용을 각 업체에 설명하고,

수정이 필요한 부분을 확인하고,

게시 일정을 조정합니다.

누군가 일을 빼먹었을 수도 있습니다.

그러나 처음부터 변경 사항을 누가 정리하고 어디까지 전달할지 정하지 않았다면,

모두 자신의 업무를 진행하고도 이런 상황이 생길 수 있습니다.

업체별로 맡긴 일은 있는데, 그 일들을 이어주는 역할은 비어 있었던 겁니다.

그 빈자리를 대표님이 매번 채우면 외주가 늘어날수록 확인할 대화방도 늘어납니다.

단체 대화방을 만든다고 저절로 해결되지는 않습니다.

같은 메시지를 볼 수 있는 것과,

그 메시지를 보고 누가 무엇을 바꿔야 하는지 아는 것은 다르기 때문입니다.

“서비스 설명이 변경됐습니다”라는 공지만으로는 부족할 수 있습니다.

영상 대본도 바꿔야 하는지,

신청 페이지의 어느 부분을 고칠지,

광고 시작일에 영향을 주는지까지 확인할 사람이 필요합니다.

그래서 업체에 일을 맡길 때는 결과물과 함께 다음 단계로 넘길 조건도 정해두는 편이 좋습니다.

영상이 완성됐다는 것은 어디까지를 뜻할까요?

편집 파일을 받으면 끝인지,

확정된 신청 링크와 설명란까지 준비돼야 게시할 수 있는지에 따라 필요한 업무가 달라집니다.

신청 페이지도 화면이 완성된 것과 실제로 신청을 받을 준비가 된 것은 다를 수 있습니다.

신청 내용이 담당자에게 전달되는지 확인하는 일은 누가 맡을지 정해야 합니다.

이 일을 특정 업체가 당연히 해줄 것이라고 기대하면 다시 빈자리가 생깁니다.

필요한 작업을 적고, 기존 계약 범위에 포함되는지 확인한 뒤 담당을 합의해야 합니다.

거창한 관리 문서를 만들 필요는 없습니다.

이번에 진행할 일 하나를 놓고 세 가지부터 정해보세요.

• 다음 담당자가 일을 시작하려면 무엇이 필요한가.

• 그 자료를 누가, 언제까지 전달하는가.

• 내용이 바뀌거나 일정이 늦어지면 누가 영향을 받는 사람에게 알리는가.

앞선 사례라면 먼저 상담 대상과 제공 범위를 한 문서에 확정하고,

세 업체가 그 내용을 기준으로 작업하도록 할 수 있습니다.

신청 페이지 담당자는 언제 실제로 사용할 링크를 전달할지 공유합니다.

영상 담당자는 그 링크가 필요한 시점과 게시 일정을 알립니다.

광고 담당자는 집행 전에 필요한 준비가 끝났는지 확인합니다.

전체 진행 상황을 확인할 담당자도 정합니다.

내부 직원일 수도 있고, 범위와 비용을 합의한 외부 담당자일 수도 있습니다.

대표님이 맡더라도 매번 모든 내용을 전달하는 방식과 정해진 시점에 주요 사항을 확인하는 방식은 다릅니다.

서비스의 대상이나 가격처럼 대표님이 결정해야 하는 일은 남습니다.

다만 이미 결정한 내용을 업체마다 다시 설명하고,

파일을 대신 전달하고,

확인 여부를 계속 묻는 일을 줄일 수 있는지 살펴보는 겁니다.

지금 여러 업체를 쓰고 있다면, 오늘 받은 메시지부터 돌아보세요.

그중 정말 대표님의 판단이 필요한 질문은 무엇인가요?

다른 담당자가 가진 자료를 대신 받아달라는 요청은 몇 개였나요?

후자가 반복된다면 업체를 하나 더 찾기 전에,

대표님을 거쳐야만 넘어가는 일이 무엇인지 확인할 필요가 있습니다.

외주를 맡길 때는 “이 업체가 무엇을 잘하나”와 함께 “이 업체의 일이 끝난 뒤,

다음 사람은 무엇을 받아야 하나”도 봐야 합니다.

그래야 각 업체의 작업이 대표님의 사업 안에서 이어집니다.

특히 여러 업체가 만든 영상과 소개 페이지에서 서비스 설명이 조금씩 달라졌다면,

고객은 같은 서비스를 보고도 서로 다른 기대를 할 수 있습니다.

현재 콘텐츠가 판매 중인 서비스를 일관되게 설명하고 있는지

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현재 콘텐츠와 판매 서비스를 함께 살펴보고,

전달하려는 가치와 실제 콘텐츠 사이의 차이를 짚어드리겠습니다.

서비스의 대상과 제공 범위가 분명하게 드러나는지부터 확인해보겠습니다.

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